對于會議公司來說，其成本費用并不高，主要花在成本上的費用就是在進(jìn)行業(yè)務(wù)的時候需要住宿費用，會議室的使用費用，來往交通費用以及人員的餐飲費用等等，會議公司應(yīng)針對主辦方的要求來設(shè)計服務(wù)方案。

　　1.住宿費用

　　酒店住宿費用是會議費用中的主要開銷，一般而言價格受酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素影響波動，相比于自己預(yù)定同過專業(yè)的會議服務(wù)商通常能獲得比較好的折扣。

　　2.會議室費用

　　會議室租賃，或者說是會議場地的租賃、可細(xì)分為會議場地租金、會議設(shè)施租賃費用、會場布置費用，其他支持費用。主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。

　　3.交通費用

　　（1）出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用：包括航班、鐵路、公路，以及目的地車站、機(jī)場至住宿地的交通。

　　（2）會議期間交通費用：主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌ā讲惋嫷攸c的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

　　（3）歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、及住宿地至機(jī)場、車站、交通費用。

　　4.餐飲費用

　　（1）早餐，早餐形式一般以自助餐為主，費用的計算以人數(shù)為依據(jù)。

　　（2）中午餐，中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。

　　（3）酒水及服務(wù)費，一般來說在酒店就餐，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費。

　　（4）會場茶歇，影響會場茶歇的因素包括了有參會人數(shù)、茶歇點心飲料的等因素。

　　5.其他會議雜費

　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。

　　雜費的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。